Ceci est un cours complet sur l’approche processus dont cet article est le troisième, en voici la liste complète:

Se poser la question des documents à associer à vos processus revient à se quelles sont les informations à consigner et sur quels supports.

Bonne nouvelle ! Si vous avez cartographié vos processus et leurs flux vous avez fait 90% du travail de description.

Reste les 10% … Voyons cela de plus près !

Comment organiser les informations ?

Comme pour tous les cas où de nombreuses informations se croisent et s’imbriquent, il est salutaire d’avoir un document qui les recense et vous serve de boussole.

Ce document je l’appelle fiche d’identité processus (également souvent appelé fiche processus).

Ce document maître va recenser deux types d’informations:

• Les informations statiques ou très faiblement dynamiques (par exemple le nom du pilote de processus)
• La référence aux informations dynamiques (par exemple les risques étudiés pour l’année en cours).
  

Dans le premier cas nous consignerons noir sur blanc les informations, dans le deuxième cas nous ferons référence à l’emplacement et au nom du document qui contient l’information évoquée.

Pourquoi ne pas tout mettre dans un seul document me direz-vous ?

Eh bien ce serait un très mauvais calcul.

Chaque processus ayant une fiche d’identité processus, la liste des risques encourus par vos processus pouvant changer d’une année à l’autre (souvent le signe que le responsable Qualité a fait « le job »), il vous faudrait toutes les années après vous être penché sur les risques remettre à jour chaque fiche individuellement.

Multipliez l’opération par le nombre d’informations contenu dans une fiche processus, et vous aurez une idée du temps nécessaire à la mise à jour de la « paperasse ».

Après tout, si vous travaillez sur les risques en les quotant c’est que vous consignez déjà ces informations quelquepart.

Alors laissez ces informations sur les documents de travail et faites-y seulement référence.

Un deuxième point qui n’est pas négligeable c’est la limitation du nombre d’erreurs!

Si vous oublier un ou deux processus vos camarades qui consulteront ces fiches pourraient enclencher des actions sur des bases eronnées.

Et je ne vous ai pas parlé d’un constat d’auditeur tombant sur des documents pas à jour…et je ne le ferai pas 😉

Donc résumons:

Quelles sont les informations à consigner ?

Renvoi depuis la fiche processus

vers les documents externes

• Informations relatives aux indicateurs et à leurs objectifs (renvoyant souvent à un tableau de bord: modèle téléchargeable ici)
• Interactions avec les autres processus (cartographie de flux dont on a déjà parlé dans l’article précédent)
• Les risques les plus critiques pour ce processus
• Ajout des renvois spécifiques à secteur d’ activité ou à votre métier (site internet gouvernemental contenant un texte de loi par exemple)

Ces informations et ces indications sont minimalistes et à adapter selon votre besoin.

Elles constituent un point de départ solide pour le responsable Qualité débutant ou l’étudiant voulant commencer à travailler le sujet.

Pour ceux qui veulent un exemple, vous pouvez télécharger un modèle de fiche processus ici.

En suivant l’ensemble des conseils contenus dans nos articles sur les processus vous arriverez sans mal à documenter l’ensemble de vos processus.

Références ISO 9001:


4.4 Système de management de la qualité et ses processus

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